אם מעולם לא אירחת אירוע לפני כן, הרעיון של תכנון מסיבה פרטית עשוי להיראות מהמם. אבל למרבה המזל, יש הרבה אפשרויות בחוץ כשזה מגיע לבילוי עם חברים ובני משפחה במקום שאינו פתוח לקהל הרחב. במאמר זה, נדון במה שהופך אירוע ל"פרטי" ונחלוק כמה טיפים לתכנון מפגש משלך!
מה המשמעות של הפקת אירועים פרטיים ?
אירוע פרטי הוא מפגש שמתקיים במקום שאינו פתוח לקהל הרחב. אירועים אלה יכולים להתארח על ידי עסקים או אנשים פרטיים, ולעתים קרובות הם מתקיימים במקומות פרטיים. אירועים פרטיים עשויים להיות פתוחים גם לחלק מהציבור הרחב (כמו משתתפים ששילמו כניסה), תוך אי הכללה של אחרים (כמו אנשים שלא שילמו).
מסיבה פרטית היא מפגש של חברים או משפחה, המוזמנים על ידי המארח. גם מפגש הוא כזה, אבל זה יכול להתקיים בכל מקום – לא רק בבית שלך. הרבה אנשים משתמשים במונחים אלה לסירוגין מכיוון שהם מאוד דומים במשמעות ובשימוש. עם זאת, יש הבחנה אחת חשובה: אם אתם מארחים מסיבה משלכם בבית (או במיקום אחר), אז זה ייחשב כ"אירוע פרטי" ולא כ"בית פתוח".
מהם השלבים הכרוכים בהפקת אירועים?
אירועים פרטיים יכולים להיות כל דבר, החל ממסיבת יום הולדת ועד לחתונה שלכם, וסוג האירוע שתבחר יהיה תלוי בתקציב שלך, כמה אנשים נמצאים בקבוצה שלך ואיזה סוג של פעילות או בידור אתה רוצה.
אם אתם מחפשים משהו קליל שלא דורש הרבה תכנון או הגדרה, שקול לערוך פיקניק מקורה בבית עם כמה חברים או בני משפחה. אפשרות זו מצוינת במיוחד אם לאחד או יותר מחברי הקבוצה יש אלרגיות למזון (או פשוט לא אוהב עגבניות).
אם הקבוצה שלך קטנה מספיק כדי שכולם יוכלו להתאים סביב שולחן אחד (או אפילו יותר טוב: על ספות), שקלו לארגן מסיבת ארוחת ערב מקורה שבה כל אחד מבשל את המנה שלו – זה כיף לאורחים וקל למארחים! סוג זה של מפגשים עובד היטב גם בשילוב עם משחקי לוח כמו Scrabble, Monopoly או Cards Against Humanity (אם יש ילדים צעירים יותר בהשתתפותם).
מה התפקיד של הפקת אירועים ?
אירועים ציבוריים הם לרוב בחינם או בעלות נמוכה, בעוד שאירוע פרטי יעלה ככל הנראה יותר כסף. הסיבה לכך היא שאירועים ציבוריים יכולים להרוויח מדמי כניסה כלליים וממכירת כרטיסים. לאירועים פרטיים אין עלויות כאלה לכסות ולכן מחיר האירוע עולה בהתאם.
בנוסף, אלכוהול עשוי להיות מוגש באירוע שלך – וזה יכול להיות תוספת תשלום על כל עלויות הבסיס שאתה משלם עבור המקום ואפשרויות האוכל/שתיה שלך.
כדי לגלות בדיוק מה תשלם עבור כל היבט של האירוע שלך (אפשרויות אוכל/שתיה, שטח להשכרה), צור קשר ישירות עם המקום שלך ושאל אותם על מבני התמחור שלהם, כך שלא יהיו הפתעות מאוחר יותר כשיגיע הזמן להזמין ! תרצו לדעת איזה סוג של אירוע אתם מארחים לפני שאתם מזמינים את המקום, מכיוון שחלקם דורשים הקמה או ציוד ייחודיים.
בזמן שאתם מתכננים את האירוע שלכם, חשוב לחשוב איזה סוג אירוע אתם מארחים. אם מדובר במפגש קטן יותר – נניח, מסיבת ארוחת ערב או פגישה – אולי תוכל לארח אותה בבית. עם זאת, אם המסיבה שלכם גדולה יותר ודורשת התקנה או ציוד ספציפי (כמו שולחנות וכיסאות), ייתכן שיהיה צורך בהשכרת מקום.
לפרטים נוספים :